Responsabilidad ante Assurant y
NUESTROS ACCIONISTAS
Como empresa mundial que cotiza en la bolsa, tenemos el deber de proteger los activos, los sistemas, los registros, la información, los intereses y el nombre de Assurant para mantener la confianza que nuestros accionistas han depositado en nosotros para mantener nuestra empresa fuerte y próspera.
Protección de la propiedad intelectual
Las ideas y soluciones innovadoras son un factor central para el éxito de Assurant. Respetamos y protegemos los derechos de autor, las patentes, las marcas registradas, la información confidencial y la propiedad intelectual de Assurant, así como los de nuestros clientes, socios comerciales, competidores, proveedores y consumidores, en coherencia con los términos contractuales y los requisitos regulatorios y legales.
- Solo utilizamos nuestra propiedad intelectual para fines empresariales legítimos de Assurant, nunca para beneficio personal, uso personal o para fines no empresariales.
- Solo usamos o compartimos la propiedad intelectual de Assurant con personas ajenas a Assurant cuando existen los controles adecuados.
- Nos aseguramos de tener los derechos y permisos adecuados antes de utilizar materiales de terceros.
- Protegemos la marca y el logotipo de Assurant y los utilizamos teniendo en cuenta las políticas y directrices pertinentes incluida la Política Global de Propiedad Intelectual.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Assurant no utilizará ilegalmente propiedad intelectual que no sea propia en ninguno de sus productos, servicios o publicidad. Cumpliremos las obligaciones contractuales y éticas de Assurant cuando trabajemos con terceros y materiales que no sean propiedad de Assurant.
Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de gestionar y conservar adecuadamente los registros de Assurant de acuerdo conla Política de gestión de registros e información y el Calendario global de conservación de registros.
- Mantenga la integridad y autenticidad de todos los registros.
- Mantenga los registros durante la cantidad de tiempo adecuada (el período de retención).
- Proteja los registros de tal manera que no se dañen o destruyan, y se conserven si están sujetos a una retención legal.
- Mantenga los registros de forma que pueda encontrarlos y acceder a ellos durante todo el periodo de conservación.
- Elimine los registros de manera oportuna y adecuada una vez que haya expirado el período de retención.
- Para más información y orientación, comuníquese con la oficina de gestión de registros einformación en [email protected].
Protección de la información confidencial
Los clientes, los proveedores y las empresas con las que hacemos negocios confían en que seamos buenos administradores de su información confidencialInformación que usted adquiere, recibe, aprende, crea, desarrolla o tiene acceso debido a su empleo en Assurant, y que no está fácilmente disponible para el público. Consulte la guía de clasificación de información de Assurant para obtener más información., ya sea que se relacione con asuntos financieros, personales o comerciales. Respetamos y protegemos estos datos con atención y diligencia.
- Manejamos nuestra información confidencial con cuidado y evitamos discusiones en lugares públicos o con otras personas que no deben acceder a esos datos.
- Mantenemos la confidencialidad incluso si dejamos de trabajar para Assurant y devolvemos toda la información confidencial antes de irnos.
- Respetamos la confidencialidad de nuestros socios comerciales, clientes, proveedores y empleadores anteriores y no usamos su información sin la aprobación legal previa. Entendemos que ninguna sección del código nos impide informar sobre posibles infracciones legales o reglamentarias a los funcionarios gubernamentales pertinentes.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
No, no es aceptable enviar información confidencial de la empresa a una dirección de correo electrónico personal (o a un servicio de mensajería no aprobado). Toda la información relacionada con la empresa debe manejarse a través de canales de comunicación aprobados y/o seguros para proteger la integridad y confidencialidad de los datos.
Puede ser de forma escrita, verbal, telefónica o electrónica. La información confidencial puede pertenecer a nuestra propia empresa o a los clientes, los proveedores o las empresas con las que hacemos negocios.
Una práctica recomendada es asumir que toda la información sobre nuestra empresa y su negocio (incluida la información sobre clientes previos, presentes y potenciales, socios comerciales, proveedores, directores y empleados) es confidencial, a menos que se explicite lo contrario.
No. Compartir información confidencial de un empleador anterior no es ético y también puede exponerlo a usted y a Assurant a responsabilidades legales.
No revele ninguna información confidencial de un empleador anterior a menos que ya se haya hecho pública sin ninguna acción por su parte.
Antes de divulgar información confidencial:
- Asegúrese de que se le permita hacerlo en virtud de las leyes, los reglamentos y las políticas o procedimientos de la empresa aplicables.
- Divúlguela solo a aquellos que estén autorizados a acceder a esa información y que la necesiten para hacer su trabajo.
- Limite la cantidad de información compartida a la necesaria para lograr el propósito comercial establecido.
- Obtenga un Acuerdo de confidencialidad aprobado por Assurant, un Acuerdo de no divulgación u otro acuerdo con las cláusulas de privacidad apropiadas aprobadas por la empresa (si es necesario) cuando lo comparta con alguien fuera de Assurant.
- Asegúrese de que el destinatario sepa que la información es confidencial y cualquier restricción relacionada con su uso o difusión. Si la información se recibe o se comparte con el asesoramiento de los representantes legales de Assurant, pida asistencia al Departamento Legal antes de compartirla con otros.
Tecnología de la información y ciberseguridad
Somos administradores responsables de los recursos tecnológicos de Assurant. Nuestra tecnología de la información es fundamental para las operaciones que desarrollamos y nos permite trabajar de manera más eficaz para cumplir con nuestros objetivos comerciales. Estos recursos pertenecen a Assurant y los usamos de manera responsable y segura para protegernos contra las amenazas y vulnerabilidades de la ciberseguridad.
- Solo utilizamos hardware, software y otros servicios de TI autorizados por Assurant.
- Protegemos y aseguramos los datos de nuestras computadoras portátiles y otros dispositivos cuando viajamos por negocios o trabajamos de forma remota.
- Actuamos con buen juicio cuando utilizamos los recursos tecnológicos proporcionados por la empresa y evitamos el acceso no autorizado a la información de Assurant.
- No utilizamos los recursos de Assurant para participar en comunicaciones inapropiadas o acceder a sitios que son ofensivos, ilegales u obscenos.
- Seguimos las pautas de las políticas de uso aceptable y seguridad de la información, incluido informar incidentes de seguridad de inmediato.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Sí. Informe de inmediato el incidente al Equipo de seguridad de la información de Assurant, ya que la computadora portátil y la red pueden verse comprometidas. Utilice la función "Administrar elementos no deseados" en Outlook para notificar al equipo de seguridad de Assurant.
Resguardo de activos
Los activos con los que contamos, sean financieros, de registros e información, tecnológicos o propiedad física, son un aspecto valioso para cumplir nuestras promesas a nuestros clientes. Todos tenemos la responsabilidad de protegerlos contra fraudeUso del engaño con la intención de obtener una ventaja, evitar una obligación o causar pérdidas a otra parte. El fraude interno incluye cualquier esfuerzo de un empleado por privar a Assurant o sus clientes y socios de cualquier activo mediante el robo, engaño u otros medios corruptos., robo, pérdida y abuso.
- Documentamos e informamos de forma honesta y precisa las transacciones financieras, de conformidad con los controles internos, las leyes, los reglamentos y las prácticas contables aplicables.
- Protegemos los recursos de Assurant contra el fraudeUso del engaño con la intención de obtener una ventaja, evitar una obligación o causar pérdidas a otra parte. El fraude interno incluye cualquier esfuerzo por parte de un empleado para privar a Assurant a sus clientes y socios de cualquier activo por robo, engaño u otros medios corruptos., el despilfarro y el abuso, y también informamos de cualquier actividad sospechosa de inmediato.
- Protegemos los activos de la empresa (p. ej., la computadora de propiedad de Assurant y la tarjeta de crédito corporativa) del uso indebido, pérdida, daño, amenazas de ciberseguridad o robo.
- Estamos comprometidos a mantener registros y cuentas precisos de la empresa.Un registro se trata de cualquier información documentada (en cualquier medio como papel o digital) que sea necesaria para satisfacer las necesidades de las operaciones comerciales de Assurant, los requisitos legales y reglamentarios, las responsabilidades fiscales y las necesidades históricas. Revise las políticas de gestión de registros e información para obtener información adicional.
- Seguimos la Política de presentación y denuncia de inquietudes e informamos de inmediato cualquier sospecha de fraude o malversación, o cualquier forma de deshonestidad por parte de un empleado, cliente, consumidor u otro tercero.
Inteligencia artificial
Assurant está comprometida con la innovación tecnológica que mejora la vida de nuestros clientes, empleados y otras partes interesadas. Creemos que el uso responsable y ético de la IA tiene el potencial de revolucionar favorablemente la forma en que vivimos y trabajamos, y nos comprometemos a ganar y mantener la confianza de todas las partes interesadas mediante el uso y la entrega de soluciones éticas de IA.
- Nos comprometemos a encontrar soluciones de IA que no perpetúen la discriminación o los prejuicios y las desigualdades, y que sean equitativas para todas las personas independientemente de su raza, sexo, religión, orientación sexual, capacidad u otras categorías protegidas.
- Y las políticas de la empresa que rigen los derechos de propiedad intelectual y la recopilación, uso y almacenamiento de datos personales e información confidencial y de propiedad en nuestras soluciones de IA.
- Nos comprometemos a proporcionar explicaciones claras sobre el funcionamiento de nuestros sistemas de IA y a revelar su uso, según lo exija la ley y según proceda, respetando las obligaciones de confidencialidad y nuestros intereses en materia de propiedad intelectual y seguridad de los datos, así como los de terceros. No toleraremos ningún uso de las tecnologías de IA con fines malintencionados, la desinformación o la propaganda.
- Nos responsabilizaremos de nuestras acciones y decisiones en cuanto al uso de las tecnologías de IA, incluida la verificación de los resultados cuando sea necesario y la rectificación de los impactos perjudiciales o las consecuencias no deseadas, según proceda. Tendremos en cuenta las opiniones del personal pertinente, las disciplinas técnicas, y las unidades de negocio en la administración de tecnologías de IA y la supervisión de estas.
Tráfico de información privilegiada
Reconocemos que, a lo largo de nuestro trabajo, podemos tener conocimiento de información sustancial que no sea de dominio público sobre Assurant u otra empresa con la que hacemos negocios. Mantenemos la confianza de nuestros inversores y del público cumpliendo la Política sobre el uso de información privilegiada y las leyes sobre valores de Assurant, incluidas las leyes sobre el uso de información privilegiada, que implica que no negociamos con valores de Assurant o de otra empresa si tenemos conocimiento de información sustancial no pública sobre Assurant o nos enteramos de dicha información a través de nuestro empleo en Assurant.
Protegemos esta información confidencial y no la utilizamos para obtener beneficios económicos o de otro tipo, y prohibimos estrictamente compartirla. Los empleados y otras personas que están sujetas a la Política de abuso de información privilegiada de la empresa deben consultarla para obtener más información.
- Seguimos nuestra Política de negociación coninformación privilegiada y las leyes, incluidos los procedimientos de autorización previa aplicables y las políticas de bloqueo, según corresponda.
- Nunca compramos ni vendemos acciones basadas en información relevante que no sea de dominio público In (información privilegiada) sobre Assurant u otras empresas durante el curso de nuestro trabajo con Assurant.
- Protegemos la confidencialidad de la información privada de Assurant y solo la compartimos con otros empleados de Assurant cuando sea necesario.
- No aconsejamos a otros para la compra o venta de valores de ninguna empresa mientras tengamos información relevante que no sea de dominio público.
- No compartimos información relevante que no sea de dominio público fuera de Assurant a menos que sea necesario y existan protecciones legales, como un Acuerdo de confidencialidad.
- Reconocemos que cualquier empleado, funcionario, director, consultor u otro contratista independiente de Assurant que infrinja las leyes sobre tráfico de información privilegiada nuestra política al respecto estará sujeto a las medidas disciplinarias correspondientes, que pueden incluir el despido, y también puede estar sujeto a sanciones penales, civiles o de otro tipo.
Antes de realizar cualquier transacción que pueda entenderse como abuso de información privilegiadaEl uso de información privilegiada implica la compraventa de acciones de una empresa pública por parte de alguien que dispone de información relevante privada sobre estas por cualquier motivo. El uso de información privilegiada puede ser ilegal o legal dependiendo de cuándo la persona realice la transacción bursátil. Es ilegal cuando la información privada aún no es pública., debe considerar detenidamente cómo las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley y otros podrían juzgar la transacción. Si tiene alguna pregunta sobre la idoneidad de cualquier transacción en acciones, bonos u otros valores de la empresa o de cualquier otra empresa, consulte a una Autoridad de valores identificada en la Política sobre el uso de información privilegiada de la empresa o al Director de Legales de la empresa antes de realizar la transacción.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
La información es relevante si es importante para un inversor que toma una decisión sobre la compra o venta de acciones de Assurant. Esta información incluye resultados financieros, adquisiciones o ventas de negocios, cambios en la alta gerencia, investigaciones gubernamentales, cambios en clientes importantes y lanzamientos de productos. Si no está seguro de estar manejando información relevanteInformación que un inversionista probablemente consideraría clave a la hora de decidir si comprar, conservar o vender valores de una empresa., absténgase de negociar y consulte a su gerente o al departamento legal.
Evitar conflictos de intereses
Todos somos responsables de la toma de decisiones objetiva e imparcial para nuestro trabajo en nombre de Assurant. Puede surgir un conflicto de interesesSe produce un conflicto de intereses cuando sus intereses personales o las actividades que realiza en nombre de Assurant interfieren (o parecen interferir) con el interés general de la compañía, o de cualquier accionista o cliente. Los conflictos pueden surgir cuando tome medidas o tenga intereses que dificulten la realización objetiva del trabajo en la empresa. cuando nuestro interés personal interfiere, o incluso parece interferir, con los intereses de Assurant y puede dificultar el desempeño para trabajar de manera objetiva y eficaz.
- Evitamos acciones y decisiones que crean, o incluso parecen crear, un conflicto de intereses con Assurant.
- Nunca usamos nuestro puesto en Assurant para un beneficio personal indebido.
- No utilizamos indebidamente los recursos o la influencia de Assurant porque incluso la percepción de un conflicto de intereses puede tener consecuencias negativas.
- Consultamos la política de conflictos de intereses para obtener orientación adicional.
- Cuando surgen posibles conflictos de intereses, los revelamos de inmediato a través del proceso de divulgación de conflictos de intereses.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Antes de comenzar un segundo trabajo, debe informar a su gerente para asegurarse de que el trabajo secundario no interfiera con su función ni con los intereses de Assurant. Si decide seguir adelante con el trabajo secundario, deberá presentar una declaración a la Oficina de Ética de Assurant y obtener su aprobación antes de comenzar. El segundo trabajo no debe interferir en modo alguno con su desempeño laboral en Assurant, ni ser con un competidor de Assurant (pueden aplicarse otras restricciones). Si desea obtener más información y orientación, consulte la Política de conflictos de intereses o póngase en contacto con la Oficina de Ética en [email protected].
Antes de aceptar formar parte de la junta directiva de una organización (que no sea una empresa propiedad de Assurant), hable con su gerente. Aprobación de la Oficina de Ética, a través del proceso de divulgación, para comprender las expectativas que pueden surgir al desempeñar dicho cargo y para determinar si dicho servicio creará algún conflicto de intereses real o percibido o interferirá con sus obligaciones laborales.
Sí. Debe revelar su relación con el candidato a su gerente y abstenerse de participar en el proceso de contratación, lo que contribuye a garantizar la imparcialidad y neutralidad. Para ayudar a mantener y promover un entorno de trabajo profesional y justo, Assurant no permite que los familiares directos estén en la misma línea jerárquica que otros empleados (o no empleados, como trabajadores eventuales o contratistas), para evitar la apariencia de conflicto, nepotismo o favoritismo.
Posibles situaciones de conflicto de intereses que debe revelar
- Trabajar con un familiar en Assurant
- Tener un trabajo asociado a un proveedor o cliente de Assurant
- Trabajar con un competidor de Assurant o para este
- Comenzar un negocio que compita con Assurant
- Trabajar o asesorar fuera de Assurant
- Poseer un interés financiero sustancial en un
proveedor o cliente de Assurant - Tener citas o tener una relación romántica con un supervisor o subordinado
- Servir en una junta o asociación comercial
Consulte la política de Conflicto de intereses para obtener más información.
Obsequios, entretenimiento y hospitalidad
Estamos comprometidos a ganar negocios gracias a la calidad de nuestros productos y servicios. Las cortesías comerciales, que incluyen cualquier cosa de valor, como obsequios, comidas o entretenimiento, pueden fortalecer las relaciones laborales con nuestros socios comerciales. Pero los obsequios, las comidas o los viajes que sean extravagantes o carezcan de transparencia o de un propósito legítimo pueden considerarse sobornos o simplemente inapropiados, por lo que erosionaría la confianza y dañarían nuestro negocio.
Aviso: SSO habilitado. Después de hacer clic, ingrese su dirección de email de Assurant y haga clic en INICIAR SESIÓN. No introduzca ninguna contraseña.
- No damos ni pedimos cortesías comerciales para generar una retribución por parte de la otra persona u organización.
- Limitamos dar o recibir cortesías comerciales a lo que sea razonable y apropiado según las circunstancias y evitamos obsequios frecuentes hacia la misma persona u organización o por parte de los mismos agentes.
- Obtenemos la aprobación y seguimos el proceso de Divulgación de obsequios, viajes y entretenimiento según sea necesario.
- Aviso: SSO habilitado. Después de hacer clic, ingrese su dirección de email de Assurant y haga clic en INICIAR SESIÓN. No introduzca ninguna contraseña.
- No ofrecemos, prometemos, hacemos ni autorizamos la entrega o recepción de nada de valor a/de un funcionario gubernamental (incluidos los empleados de empresas de propiedad o control estatal) que sea incompatible con nuestro Código y Política contra el soborno y la corrupción y sólo tras la aprobación previa por escrito de Cumplimiento regional.
- Si realizamos donaciones benéficas en nombre de Assurant, lo hacemos de acuerdo con la política de Assurant de apoyar causas benéficas legítimas. Las solicitudes de donaciones para ser financiadas por la Fundación Assurant deben enviarse aquí.
- Consulte el portal Assurant Cares en Connect para obtener información adicional sobre voluntariado de empleados, donaciones y donaciones de contrapartida. La Fundación Assurant iguala las donaciones de los empleados a organizaciones benéficas. Haga clic aquí para obtener directrices específicas.
- Las cortesías comerciales prohibidas o no deseadas pueden donarse a la Fundación Assurant poniéndose en contacto con [email protected].
- Los obsequios dados o recibidos deben ser divulgados y aprobados antes de darlos o aceptarlos, según la Política de Obsequios, Entretenimiento y Hospitalidad.
- Sujeto a las restricciones locales, está permitido dar y recibir tarjetas de regalo de negocios minoristas, establecimientos de comida o negocios similares de renombre (incluyendo las tarjetas de regalo electrónicas o los certificados de regalo) por valor de USD 25 o menos, por destinatario. En ninguna circunstancia podemos aceptar u ofrecer obsequios en efectivo o equivalentes a efectivo como tarjetas de regalo de uso general (p. ej., Visa, Mastercard, American Express) de o para cualquier persona que haga o busque hacer negocios con Assurant.
Política de obsequios
En su calidad de empleado, funcionario o director, puede aceptar un obsequio que no sea en efectivo, lo que incluye una comida o entretenimiento, solo si cumple estas características:
- Tiene un valor razonable.
- Forma parte del proceso empresarial normal
- Es legal
- Se da o acepta con poca frecuencia
- No se puede interpretar como un soborno o recompensa, ni como un intento de influencia
- Refleja buen gusto y buen juicio.
Consulte las políticas Antisoborno y Corrupción y
Obsequios, Entretenimiento y Hospitalidad para
obtener información adicional. Póngase en contacto
con [email protected] para obtener
información sobre cómo donar un obsequio a la
Fundación Assurant.
Políticas
- Políticas de uso aceptable y seguridad de la información
- Política antisoborno y anticorrupción
- Políticas legales y de cumplimiento
- Política de conflicto de intereses
- Política de uso de información privilegiada
- Política de plantear y reportar inquietudes
- Políticas de gestión de la información y registros
- Política de redes sociales
Recursos
- Guía de clasificación de información de Assurant
- Guía de marca
- Conflicto de intereses - Ayuda laboral
- Ayuda de trabajo para empleados sobre Convercent
- Seguridad de los datos - Ayuda laboral
- Folleto del plan de compra de acciones para empleados
- Regalos, viajes y entretenimiento Ayuda de trabajo
- Seguridad de la información - Ayuda laboral
- Sitio web de seguridad de la información
- Uso de información privilegiada - Ayuda laboral
- Protección de datos mientras se trabaja en remoto
- Infográfica de redes sociales
En caso de duda - Exprésese con firmeza
Si tiene preguntas o inquietudes, hágaselo saber a su gerente, a RR. HH. o a la Oficina de Ética.
Redes sociales y comunicación externa
Las redes sociales son una parte integral de nuestras vidas yuna valiosa herramienta para conectar con los demás internamente (Connect, Engage, etc.) o externamente (Facebook, X, etc.) y deben utilizarse de acuerdo con la Política de redes sociales y la Política de medios y comunicación externa. Además, nuestras comunicaciones influyen externamente en cómo se percibe a Assurant en los mercados y regiones donde operamos y por parte de los consumidores y comunidades a las que prestamos servicio. Proporcionamos información clara y precisa y tenemos cuidado de no revelar información confidencial.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Una regla general para recordar cuando se usan las redes sociales es pensar en el impacto de las declaraciones que hacemos. Tenga en cuenta que estos intercambios son permanentes y fácilmente transferibles, y pueden afectar la reputación y las relaciones de nuestra empresa con compañeros de trabajo y clientes. Cuando utilice las redes sociales, no haga comentarios en nombre de Assurant sin la debida autorización. Además, no debe revelar información confidencial ni de propiedad exclusiva de Assurant sobre nuestro negocio, proveedores o clientes.
Si no está seguro de cómo estas políticas podrían aplicarse a sus actividades en las redes sociales, póngase en contacto con el equipo de empresa social: [email protected]
Nos adherimos a estándares inamovibles de integridad, ética, gobernanza, privacidad y seguridad de la información.