Responsabilité envers Assurant et
NOS ACTIONNAIRES
En tant qu’entreprise internationale cotée en bourse, nous avons le devoir de protéger les actifs, les systèmes, les dossiers, les informations, les intérêts et le nom de notre entreprise Assurant afin de préserver la confiance que nos actionnaires nous accordent, et de préserver notre prospérité.
Protection de la propriété intellectuelle
Les idées et les solutions innovantes constituent un facteur central du succès d’Assurant. Nous respectons et protégeons les droits d’auteur, les brevets, les marques, les informations confidentielles et la propriété intellectuelle d’Assurant, ainsi que ceux de nos clients, partenaires commerciaux, concurrents, fournisseurs et clients, conformément aux termes contractuels et aux exigences juridiques.
- Nous n’utilisons notre propriété intellectuelle qu’aux fins légitimes professionnelles d’Assurant, jamais pour un gain personnel, pour un usage personnel ou à des fins non commerciales.
- Nous utilisons ou partageons la propriété intellectuelle d'Assurant avec des personnes extérieures à Assurant uniquement lorsque des contrôles appropriés sont en place.
- Nous nous assurons de disposer des droits et autorisations appropriés avant d’utiliser des supports tiers.
- Nous protégeons la marque et le logo d’Assurant et les utilisons en tenant compte des politiques et des directives pertinentes y compris de la Politique mondiale de propriété intellectuelle.
Foire aux questions
Assurant n’utilisera pas de manière illégale une propriété intellectuelle qu’elle ne détient pas dans aucun de ses produits, services ou publicités. Nous adhérerons aux accords contractuels d’Assurant et aux obligations éthiques lorsque nous travaillons avec d’autres et sur des supports qui n’appartiennent pas à Assurant.
Nous avons chacun la responsabilité de gérer et de préserver correctement les dossiers d’Assurant dans le respect de la Politique de gestion des dossiers et des informations et du Calendrier mondial de conservation des dossiers.
- Préserver l’intégrité et l’authenticité de tous les dossiers.
- Conserver les dossiers pendant la durée appropriée (la période de conservation).
- Protéger les dossiers de manière à ce qu’ils ne soient pas endommagés ou détruits, et qu’ils soient conservés s’ils sont soumis à une mise en suspens à des fins juridiques.
- Conserver des dossiers de manière à pouvoir les retrouver et les consulter pendant toute la période de conservation.
- Supprimer rapidement les dossiers et de manière appropriée une fois la période de conservation expirée.
- Pour plus d’informations et de conseils, veuillez contacter les archives et le bureau de gestion de l’information à l’adresse [email protected].
Protection des informations confidentielles
Les clients, fournisseurs et entreprises avec qui nous faisons affaire nous font confiance quant à la bonne gestion de leurs informations confidentiellesIl s'agit d'informations que vous avez acquises, reçues, apprises, créées, développées ou auxquelles vous avez accès en raison de votre emploi chez Assurant et qui restent confidentielles. Veuillez consulter le Guide de classification des informations d’Assurant pour plus d’informations,, qu’elles concernent des questions financières, personnelles ou commerciales. Nous respectons et protégeons ces données avec soin et diligence.
- Nous traitons nos informations confidentielles avec soin et évitons les discussions dans les lieux publics ou avec des personnes qui ne sont pas censées être au courant.
- Nous préservons la confidentialité même si nous cessons de travailler pour Assurant et restituons les informations confidentielles avant de quitter l’entreprise.
- Nous respectons la confidentialité de nos partenaires commerciaux, clients, fournisseurs et anciens employeurs et n’utilisons pas leurs informations sans autorisation légale préalable. Nous sommes conscients que rien dans le Code ne nous empêche de signaler d’éventuelles infractions légales ou réglementaires aux responsables gouvernementaux concernés.
Foire aux questions
Non, il n’est pas acceptable d’envoyer des informations confidentielles de l’entreprise à une adresse e-mail personnelle (ou un service de messagerie non approuvé). Toutes les informations liées à l’entreprise doivent être traitées par des personnes approuvées et/ou des canaux de communication sécurisés pour protéger l’intégrité et la confidentialité des données.
Elles peuvent se présenter sous une forme écrite, verbale, téléphonique ou électronique. Les informations confidentielles peuvent concerner notre entreprise elle-même ou les clients, fournisseurs ou entreprises avec lesquels nous faisons affaire.
Une bonne pratique consiste à supposer que toutes les informations sur notre entreprise et sur ses activités (y compris les informations concernant les clients passés, présents et potentiels, les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les administrateurs et les employé(e)s restent confidentielles, à moins que le contraire ne soit évident.
Non. Le partage d’informations confidentielles d’un ancien employeur est contraire à l’éthique et peut également vous exposer, vous et Assurant, à des responsabilités juridiques.
Ne divulguez aucune information confidentielle d’un précédent employeur à moins qu’elle n’ait déjà été rendue publique sans aucune action de votre part.
Avant de divulguer des informations confidentielles :
- Assurez-vous que vous êtes autorisé à le faire en vertu de la loi, des règlements et des politiques ou procédures de l’entreprise en vigueur.
- Ne les divulguez qu’à ceux qui sont autorisés à le recevoir et qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.
- Limitez la quantité d’informations partagées à ce qui est nécessaire à l’atteinte de l’objectif commercial déclaré.
- Obtenez un accord de confidentialité approuvé par Assurant, un accord de nondivulgation ou un autre accord contenant des clauses de confidentialité approuvées par l’entreprise (si nécessaire) lorsque vous les (il s’agit des informations) partagez avec une personne extérieure à Assurant.
- Assurez-vous que le destinataire est conscient du caractère confidentiel de l’information et de toute restriction liée à son utilisation ou sa diffusion. Si les informations sont reçues ou partagées en collaboration avec les représentants légaux d’Assurant, veuillez demander conseil au service juridique avant de les partager avec d’autres instances.
Technologies de l'information et cybersécurité
Nous sommes des intendants responsables des ressources technologiques d’Assurant. Nos technologies de l’information sont essentielles à nos opérations et nous permettent de travailler de manière plus efficace à l’atteinte de nos objectifs commerciaux. Ces ressources appartiennent à Assurant et nous les utilisons de manière responsable et sécurisée afin de nous protéger contre les menaces et contre les failles en matière de cybersécurité.
- Nous n’utilisons que du matériel, des logiciels et d’autres services informatiques autorisés par Assurant.
- Nous protégeons et sécurisons les données de nos ordinateurs portables et autres appareils lorsque nous sommes en voyage d’affaires ou lorsque nous travaillons à distance.
- Nous faisons preuve de bon sens lorsque nous utilisons les ressources technologiques fournies par l’entreprise et empêchons l’accès non autorisé aux informations d’Assurant.
- Nous n’utilisons pas les ressources dans des communications inappropriées ou pour accéder à des sites offensants, illégaux ou obscènes.
- Nous suivons les directives des politiques en matière d’utilisation acceptable et de sécurité de l’information, y compris le signalement rapide des incidents de sécurité.
Foire aux questions
Oui. Veuillez signaler immédiatement l’incident à l’équipe de sécurité de l’information d’Assurant étant donné que l’ordinateur portable et le réseau auraient pu être compromis. Veuillez utiliser la fonctionnalité « Gérer les indésirables » dans Outlook pour informer l’équipe de sécurité d’Assurant.
Sauvegarde de nos actifs
Qu’il s’agisse de finances, de dossiers et d’informations, de technologie ou de propriété physique, nos actifs constituent un aspect précieux lorsqu’il est question de tenir nos promesses envers nos clients. Nous avons tous la responsabilité de les protéger contre la fraudeLe recours à la tromperie dans le but d’obtenir un avantage, d’éviter une obligation ou de causer une perte à un tiers. La fraude interne comprend toute tentative d’un collaborateur de priver Assurant ou ses clients et partenaires de tout actif par le biais du vol,, le vol, la perte et les abus.
- Nous documentons et rapportons les transactions financières de manière honnête et précise, conformément aux contrôles internes, aux lois, aux règlements et aux pratiques comptables applicables.
- Nous protégeons les ressources d’Assurant contre la fraudeLe recours à la tromperie dans le but d’obtenir un avantage, d’éviter une obligation ou de causer une perte à un tiers. La fraude interne comprend toute tentative d’un collaborateur de priver Assurant ou ses clients et partenaires de tout actif par le biais du vol,, le gaspillage et les abus et signalons immédiatement toute activité suspecte.
- Nous protégeons les actifs de l’entreprise (par exemple, l’ordinateur appartenant à Assurant, la carte de crédit d’entreprise) contre les abus, les pertes, les dommages, les menaces de cybersécurité ou le vol.
- Nous nous engageons à préserver les registres et les comptes précis de l’entrepriseLe concept de dossier désigne toute information documentée (sur tout support , papier ou numérique) nécessaire en vue de répondre aux besoins des opérations commerciales d’Assurant, aux exigences juridiques et réglementaires, ainsi qu’aux responsabilités fiscales et aux besoins historiques.. Pour plus d’informations, veuillez consulter les politiques de gestion des dossiers et des informations.
- Nous suivons la politique de signalement des préoccupations et signalons immédiatement toute suspicion de fraude ou de détournement de fonds, ou toute forme de malhonnêteté de la part d’un(e) employé(e), d’un(e) client(e) et/ou d’un(e) autre tiers.
Intelligence artificielle
Assurant s’engage dans l’innovation technologique qui améliore la vie de nos clients, employé(e)s et autres parties prenantes. Nous sommes convaincus que l’utilisation responsable et éthique de l’IA a le potentiel de révolutionner favorablement notre façon de vivre et de travailler, et nous nous engageons à gagner et à maintenir la confiance de toutes les parties prenantes en utilisant et en fournissant des solutions d’IA éthiques.
- Nous nous engageons à proposer des solutions d’IA qui ne perpétuent pas la discrimination ou les préjugés et inégalités, qui soient équitables pour toutes les personnes sans distinction de race, de sexe, de religion, d’orientation sexuelle, d’aptitude ou toute autre catégorie de protection.
Et les politiques de l’entreprise qui régissent les droits de propriété intellectuelle et la collecte, l’utilisation et le stockage des données personnelles et des informations confidentielles et exclusives dans nos solutions d’IA.- Nous nous engageons à fournir des explications claires sur le fonctionnement de nos systèmes d’IA et à communiquer leur utilisation, comme l’exige la loi et comme par ailleurs approprié tout en respectant les obligations de confidentialité et nos intérêts en matière de propriété intellectuelle et de sécurité des données ainsi que ceux des tiers. Nous ne tolérerons aucune
utilisation des technologies d’IA à des fins malveillantes, à des fins de désinformation ou de propagande. - Nous assumons la responsabilité de nos actes et de nos décisions quant à notre utilisation des technologies d’IA, notamment en vérifiant les résultats si nécessaire et en rectifiant les préjudices ou les conséquences non intentionnelles, le cas échéant. Nous nous engageons à tenir compte des informations du personnel concerné, des disciplines techniques, et des unités commerciales dans l’administration des technologies d’IA et leur surveillance.
Délit d'initié
Nous reconnaissons que, dans le cadre de notre travail, nous pouvons prendre connaissance d’informations importantes non publiques sur Assurant ou sur une autre entreprise avec laquelle nous faisons affaire. Nous préservons la confiance de nos investisseurs et du public en respectant la Politique en matière de délit d’initié d’Assurant et les lois sur les valeurs mobilières, y compris les lois sur les délits d’initiés, ce qui signifie que nous ne négocions pas les titres d’Assurant sujet d’Assurant ou avons connaissance de ces informations dans le cadre de notre travail chez Assurant.
Nous protégeons ces données sensibles et ne les `utilisons pas à des fins financières ou autres, et nous en interdisons formellement le partage. Les employés et les autres personnes soumises à la politique sur les délits d'initiés de l'entreprise doivent se référer à la politique pour plus d'informations.
- Nous suivons notre Politique et nos lois en matière de délit d’initié ainsi que les lois, y compris les procédures de contrôle préalable et les politiques d’interdiction d’opérations applicables, le cas échéant.
- Nous n’achetons ni ne vendons jamais d’actions sur la base d’informations importantes non publiques (informations privilégiées) sur Assurant ou sur d’autres entreprises dans le cadre de notre travail avec Assurant.
- Nous protégeons la confidentialité des informations non publiques d’Assurant et ne les partageons avec les autres employé(e)s d’Assurant qu’en cas de besoin.
- Nous ne fournissons aucun conseil à quelqu’un d’autre dans l’achat ou la vente des titres d’une entreprise tout en détenant des informations importantes non publiques.
- Nous ne partageons pas d’informations importantes non publiques en dehors d’Assurant, à moins que cela ne soit nécessaire et que des protections juridiques, telles qu’un accord de confidentialité, ne soient signées.
- Nous reconnaissons que tout employé, administrateur, dirigeant, consultant ou autre sous-traitant indépendant d’Assurant qui enfreint les lois sur les délits d’initiés ou notre politique en matière de délit d'initié fera l’objet de mesures disciplinaires appropriées pouvant aller jusqu’au licenciement, et peut également être passible de sanctions pénales, civiles ou autres.
Avant de vous engager dans une transaction qui pourrait être considérée comme un délit d’initiéLe délit d’initié consiste à négocier les actions d’une société cotée en disposant d’informations matérielles non publiques concernant ces actions, pour quelque raison que ce soit. Le délit d’initié peut être légal ou illégal en fonction du moment où l’initié effectue la transaction. Il est illégal quand l'information matérielle n'est pas encore publique., vous devez examiner de manière attentive la façon dont les autorités chargées de l’application de la loi et d’autres pourraient considérer ladite transaction. Si vous avez des questions sur le bien-fondé d’une transaction portant sur les actions, obligations ou autres titres de l’entreprise ou de toute autre entreprise, veuillez consulter le directeur des opérations de bourse identifié dans la politique sur les délits d'initiés ou le directeur juridique de l’entreprise avant d’entreprendre la transaction.
Foire aux questions
Une information est dite importante lorsqu’elle `revêt de l’importance pour un investisseur qui prend la décision d’acheter ou de vendre les actions d’Assurant. Ces informations peuvent comprendre les résultats financiers, les acquisitions ou les ventes de l’entreprise, les changements au niveau de la direction, les enquêtes gouvernementales, les changements de clients importants, ainsi que le lancement des produits. Si vous n’êtes pas sûr(e) de disposer d’informations importantes, veuillez vous abstenir de négocier et consultez votre responsable ou le service juridique.
Prévention des conflits d’intérêts
Il nous incombe à tous/toutes la responsabilité de la prise de décision objective et impartiale dans notre travail au nom d’Assurant. Un conflit d’intérêts Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque vos intérêts personnels ou les activités que vous exercez au nom d’Assurant interfèrent (ou semblent interférer) avec les intérêts de la société, d’un actionnaire ou d’un client. Un conflit peut survenir lorsque vous prenez des mesures ou avez des intérêts qui compromettent l'objectivité de votre travail au sein de la société.peut survenir lorsque notre intérêt personnel interfère — ou semble interférer — avec les intérêts d’Assurant et peut compromettre l’objectivité et l’efficacité de notre travail.
- Nous évitons les actions et les décisions qui créent ou même semblent créer un conflit d’intérêts avec Assurant.
- Nous n’utilisons jamais notre position chez Assurant dans le but d’obtenir un gain personnel inapproprié.
- Nous n’utilisons pas de manière inappropriée les ressources ou l’influence d’Assurant, étant donné que même la perception d’un conflit d’intérêts peut comporter des conséquences négatives.
- Nous consultons la politique sur les conflits d’intérêts afin d’obtenir des conseils supplémentaires.
- Lorsque des conflits d’intérêts potentiels surviennent, nous les divulguons rapidement par le biais du Formulaire du divulgation des conflits d’intérêts process.
Foire aux questions
Avant de commencer un deuxième emploi, vous devez informer votre responsable pour vous assurer que le deuxième emploi n’interfère pas avec votre poste ou avec les intérêts d’Assurant. Si vous décidez de poursuivre ce deuxième emploi, vous devez soumettre une divulgation au Bureau d’éthique d’Assurant et obtenir leur approbation avant de commencer. Le deuxième emploi ne doit en aucun cas nuire à vos performances professionnelles chez Assurant ni être auprès d’un concurrent d’Assurant (d’autres restrictions peuvent s’appliquer). Pour plus d’informations et de conseils, veuillez consulter la Politique en matière de conflits d’intérêts ou contacter le Bureau d’éthique à l’adresse [email protected].
Avant d’accepter de siéger au conseil d’administration d’une organisation (autre qu’une entreprise appartenant à Assurant), veuillez en discuter avec votre responsable. L’approbation du Bureau d’éthique, via le processus de divulgation, afin de comprendre les attentes qui peuvent découler d’un tel service et de déterminer si ce service créera un conflit d’intérêts réel ou présumé, ou s’il nuira à vos obligations professionnelles.
Oui. Vous devez divulguer votre lien avec le candidat à votre responsable et vous récuser du processus d’embauche par souci d’équité et de neutralité. Pour contribuer à maintenir et à promouvoir un environnement de travail professionnel et équitable, Assurant ne permet pas à des membres de la famille proche de se trouver dans la ligne hiérarchique d’autres employé(e)s (ou de personnes nonemployées, notamment des travailleurs temporaires ou des entrepreneurs) pour éviter toute apparence de conflit, de népotisme ou de favoritisme.
Situations de conflits d’intérêts potentiels à divulguer
- Travailler avec un proche chez Assurant
- Avoir un proche qui travaille pour un fournisseur ou un client d’Assurant
- Travailler avec ou pour un concurrent d'Assurant
- Créer une entreprise concurrente d'Assurant
- Travailler ou offrir des consultations en dehors d’Assurant
- Avoir des intérêts financiers importants chez un fournisseur ou un client d’Assurant
- Sortir ou entretenir une relation amoureuse avec un superviseur ou avec un subordonné
- Faire partie d’un conseil d’administration ou d’une association professionnelle
Veuillez consulter la Politique sur les conflits d’intérêts pour plus d’informations.
Cadeaux, divertissements et marques d’hospitalité
Nous nous engageons à gagner des marchés grâce à la qualité de nos produits et services. Les prestations d’affaires, qui comprennent tout élément de valeur, notamment les cadeaux, les repas ou les divertissements, peuvent renforcer les relations de travail avec nos partenaires commerciaux. Toutefois, les cadeaux, repas, voyages extravagants, manquant de transparence ou de but légitime peuvent être considérés comme une forme de corruption passive et donc comme tout simplement inappropriés, susceptibles de porter atteinte à la confiance et de nuire à notre entreprise.
Note: SSO activé. Après avoir cliqué sur, saisissez votre adresse e-mail Assurant et cliquez sur SE CONNECTER. Ne saisissez pas de mot de passe.
- Nous n’offrons ni ne réclamons de gratifications commerciales dans le but d’influencer l’autre personne ou l’autre organisation à entreprendre une action en retour.
- Nous restreignons les prestations d’affaires, qu’elles soient offertes ou reçues, à ce qui est raisonnable et approprié selon les circonstances, et évitons les cadeaux fréquents offerts à (reçus de) la même personne ou de la même organisation.
- Nous obtenons l’approbation et suivons le processus de divulgation des cadeaux, divertissements et marques d’hospitalité selon les besoins.
- Note: SSO activé. Après avoir cliqué, saisissez votre adresse e-mail Assurant et cliquez sur SE CONNECTER. Ne saisissez pas de mot de passe.
- Nous n’offrons, ne promettons, n’effectuons ni n’autorisons le don ou la réception de quoi que ce soit de valeur à un représentant du gouvernement (y compris les employé(e)s de sociétés détenues ou contrôlées par l’État) qui soit incompatible avec notre Code et notre politique de lutte contre la corruption passive et activeet seulement après l’obtention de l’autorisation écrite préalable du service de conformité régional.
- Si nous effectuons des dons de bienfaisance au nom d’Assurant, nous le faisons en conformité avec la politique d’Assurant en matière de soutien de causes caritatives légitimes. Les demandes de dons devant être financées parla Fondation Assurant doivent être soumises ici.
- Consultez le portail Assurant Cares sur Connect pour obtenir des informations complémentaires sur le bénévolat des employé(e)s, les dons et les cadeaux de contrepartie. La Fondation Assurant offre des dons équivalents à ceux des employé(e)s aux organismes de bienfaisance. Cliquez icipour consulter les directives spécifiques.
- Les prestations d’affaires interdites ou non sollicitées peuvent être effectuées à la Fondation Assurant en contactant [email protected].
- Les cadeaux offerts ou reçus doivent être déclaréset approuvés avant d’être donnés ou acceptés, conformément à la Politique des cadeaux, divertissements et marques d’hospitalité.
- Sous réserve des restrictions locales, il est permis de donner et de recevoir des cartes-cadeaux de détaillants, d’établissements alimentaires ou d’entreprises réputées similaires (y compris des cartescadeaux électroniques ou des chèques-cadeaux) d’une valeur de 25 $ ou moins, par destinataire. Nous ne pouvons en aucun cas accepter ou offrir des cadeaux en espèces ou des équivalents d’espèces tels que des cartes-cadeaux à usage général (par exemple, Visa, Mastercard, American Express) de la part ou à l’intention de toute personne qui fait ou pourrait faire des affaires avec Assurant.
Politique relative aux cadeaux
En votre qualité d’employé(e), de dirigeant ou d’administrateur, vous pouvez accepter un cadeau autre qu’en espèces, y compris un repas ou un divertissement, qui :
- est raisonnable en termes de valeur
- fait partie du processus commercial normal
- est licite
- est rarement offert ou accepté
- ne peut pas être interprété comme une forme de corruption passive ou comme une récompense, ou encore comme une tentative de vous influencer
- reflète le bon goût et le jugement
Veuillez consulter la Politique de lutte contre la corruption passive et active et celles relatives aux
cadeaux, aux divertissements et aux marques
d’hospitalité pour plus d’informations. Veuillez
contacter [email protected] pour plus
d’informations sur la procédure de don de cadeau
à la Fondation Assurant.
Politiques
- Politiques d’utilisation et de sécurité des informations
- Politique anti-fraude et anti-corruption
- Politiques juridiques et de conformité
- Politique de conflit d’intérêts
- Politique en matière de délit d'initié
- Politique de signalement d’anomalies
- Politiques de gestion des documents et de l'information
- Politique réseaux sociaux
Ressources
- Guide de classification des informations concernant Assurant
- Guide des marques
- Aide-mémoire sur les conflits d'intérêts
- Aide-mémoire sur Convercent à l'intention des employés
- Aide-mémoire sur la sécurité des données
- Présentation du Plan d'achat d'actions des collaborateurs (ESPP)
- Aide-mémoire pour les cadeaux, les voyages et les divertissements
- Site Web sur la sécurité des données
- Aide-mémoire sur le délit d'initié
- Protection des données lors du travail à distance
- Infographie réseaux sociaux
En cas de doute - Parlez-en
Si vous avez des questions ou des inquiétudes, faites-en part à votre responsable, au service des Ressources Humaines ou au
Réseaux sociaux et communication externe
En tant qu’outil précieux de connexion aux autres en interne (Connect, Engag, etc.) ou en externe (Facebook, X, etc.), les réseaux sociaux font partie intégrante de nos vies et doivent être utilisés conformément à la Politique relative aux réseaux sociaux et à la Politique relative aux médias et à la communication externe. De plus, nos communications externes affectent la manière dont Assurant est perçue sur les marchés et dans les régions où nous exerçons nos activités, ainsi que parles consommateurs et les communautés que nous servons. Nous fournissons des informations claires et précises et veillons à ne pas divulguer d’informations confidentielles.
Foire aux questions
Une règle générale à retenir lorsque vous utilisez les réseaux sociaux est de réfléchir à l’impact des déclarations que vous faites. Gardez à l’esprit que ces transmissions demeurent et sont facilement transférables, et qu’elles peuvent affecter la réputation de notre entreprise, ainsi que ses relations avec les collègues et les clients. Lorsque vous utilisez les réseaux sociaux, ne faites pas de commentaires au nom d’Assurant sans son autorisation expresse. De plus, vous ne devez pas divulguer des informations confidentielles ou exclusives à Assurant concernant notre entreprise, nos fournisseurs ou nos clients.
Si vous n’êtes pas sûr(e) de la manière dont ces politiques peuvent s’appliquer à vos activités sur les réseaux sociaux, veuillez contacter l’équipe Social Business : [email protected]
Nous adhérons à des normes rigoureuses en matière d'intégrité, d'éthique, de gouvernance, de confidentialité et de sécurité des informations.