Responsabilità verso Assurant e
I NOSTRI AZIONISTI
In qualità di società globale quotata in borsa, siamo tenuti a proteggere gli asset, i sistemi, la documentazione, le informazioni, gli interessi e il nome della nostra società Assurant per salvaguardare la fiducia che i nostri azionisti ripongono in noi e salvaguardare la solidità e prosperità della nostra società.
Protezione della proprietà intellettuale
Idee e soluzioni innovative sono un fattore centrale per il successo di Assurant. Rispettiamo e tuteliamo i diritti d'autore, i brevetti, i marchi, le informazioni confidenziali e la proprietà intellettuale di Assurant, nonché quelli dei nostri clienti, partner commerciali, concorrenti, fornitori e clienti, secondo i termini contrattuali e i requisiti legali.
- Utilizziamo la nostra proprietà intellettuale solo per scopi commerciali legittimi e sicuri, mai per ritorno e uso personale o per scopi non commerciali.
- Utilizziamo o condividiamo la proprietà intellettuale di Assurant con persone esterne a Assurant esclusivamente quando sono in atto controlli adeguati.
- Prima di utilizzare materiali di terze parti, ci assicuriamo di disporre dei diritti e delle autorizzazioni appropriati.
- Proteggiamo il marchio e il logo di Assurant e li utilizziamo tenendo a mente le politiche e le linee guida pertinenti compresa la Politica globale sulla proprietà intellettuale.
DOMANDE E RISPOSTE
Assurant non utilizzerà illegalmente la proprietà intellettuale che non detiene in nessuno dei suoi prodotti, servizi o pubblicità. Rispetteremo il contratto Assurante gli obblighi etici quando si lavora con gli altri, nonché i materiali non detenuti da Assurant.
Ognuno di noi ha la responsabilità di gestire e conservare correttamente i documenti di Assurant conformemente alla Politica di gestione e archiviazione delle informazioni e al Programma globale di conservazione dei documenti.
- Salvaguarda l'integrità e l’autenticità di tutta la documentazione.
- Conserva la documentazione per il periodo di tempo pertinente (il periodo di conservazione).
- Proteggi i documenti in modo tale che non siano danneggiati o distrutti e vengano conservati se soggetti a una controversia legale.
- Conserva i documenti in modo da poterli trovare e accedervi per l'intero periodo di archiviazione.
- Elimina la documentazione tempestivamente e in modo appropriato, una volta scaduto il periodo di conservazione.
- Per ulteriori informazioni e indicazioni, contatta l’ufficio di gestione delle informazioni e dell’archiviazione all’indirizzo [email protected].
Protezione delle informazioni riservate
I clienti, fornitori e le aziende con cui intratteniamo rapporti d'affari si fidano di noi nella qualità di buoni amministratori delle loro informazioni riservateInformazioni che acquisisci, ricevi, apprendi, crei, sviluppi o a cui hai accesso a causa del tuo impiego presso Assurant e che non sono rese immediatamente disponibili al pubblico. Si prega di consultare la Assurant Information Classification Guide per ulteriori informazioni, indipendentemente dal fatto che tali informazioni riguardino questioni finanziarie, personali o aziendali. Rispettiamo e proteggiamo questi dati con cura e diligenza.
- Gestiamo le nostre informazioni riservate con cura ed evitiamo discussioni in luoghi pubblici o con terzi che non hanno bisogno di conoscerle.
- Salvaguardiamo la riservatezza di queste informazioni, anche se smettiamo di lavorare per Assurant, e restituiamo le informazioni riservate prima di lasciare il nostro posto di lavoro.
- Rispettiamo la riservatezza dei nostri partner commerciali, clienti, fornitori ed ex datori di lavoro e non utilizziamo le loro informazioni senza una previa approvazione legale. Siamo consapevoli che nulla nel Codice ci impedisce di segnalare possibili violazioni della legge o delle normative ai pubblici ufficiali competenti.
DOMANDE E RISPOSTE
No, non è ammesso inviare dati aziendali riservati a un indirizzo e-mail personale (o con servizio di messaggistica non approvato). Tutto ciò che riguarda le informazioni dell'azienda deve essere gestito tramite procedure approvate e/o canali di comunicazione sicuri per proteggere l’integrità e la riservatezza dei dati.
Possono pervenire per iscritto, verbalmente, telefonicamente o elettronicamente. Le informazioni riservate possono riguardare la nostra stessa società o i nostri clienti, fornitori o aziende con cui intratteniamo rapporti commerciali.
È buona prassi presumere che tutte le informazioni sulla nostra società e la sua attività (comprese le informazioni relative a clienti, partner commerciali, fornitori, direttori e dipendenti precedenti, attuali e potenziali) siano tenute riservate, a meno che non sia chiaro il contrario.
No. La comunicazione di informazioni riservate provenienti da un ex datore di lavoro non è etica e può anche esporre te e Assurant a responsabilità legali.
Non rivelare alcuna informazione riservata di un precedente datore di lavoro a meno che non sia già stata resa pubblica senza alcuna azione da parte tua.
Prima di comunicare informazioni riservate:
- Assicurati di essere autorizzato a comunicarle conformemente alla legge, alle normative e politiche o procedure aziendali vigenti.
- Comunicale solo a coloro che sono autorizzati a riceverle e che hanno necessità di conoscerle per svolgere il proprio lavoro.
- Limita la quantità di informazioni condivise a quanto necessario per raggiungere lo scopo aziendale dichiarato.
- Ottieni un accordo di riservatezza approvato da Assurant, un accordo di non divulgazione o un altro accordo con clausole pertinenti sulla privacy approvate dall'azienda (se richiesto) quando comunichi queste informazioni con persone al di fuori di Assurant.
- Assicurati che il destinatario sappia che le informazioni sono riservate e conosca qualsiasi restrizione relativa al loro utilizzo o diffusione. Se le informazioni vengono ricevute o condivise in consultazione con i rappresentanti legali di Assurant, chiedi istruzioni all’Ufficio Legale prima di comunicarle agli altri.
Tecnologia e sicurezza informatica
Siamo amministratori responsabili delle risorse tecnologiche di Assurant. La nostra tecnologia informatica è fondamentale per le nostre operazioni e ci consente di lavorare in modo più efficace per realizzare i nostri obiettivi aziendali. La nostra tecnologia informatica è fondamentale per le nostre operazioni e ci consente di lavorare in modo più efficace per realizzare i nostri obiettivi aziendali.
- Queste risorse appartengono ad Assurant e le utilizziamo in modo responsabile e sicuro per proteggerci dalle minacce e dalle vulnerabilità della sicurezza informatica.
- Proteggiamo e salvaguardiamo i dati sui nostri laptop e altri dispositivi quando viaggiamo per lavoro o lavoriamo da remoto.
- Esercitiamo il buon senso quando utilizziamo le risorse tecnologiche fornite dall'azienda e preveniamo l'accesso non autorizzato alle informazioni di Assurant.
- Non utilizziamo le risorse di Assurant per condurre comunicazioni inopportune o accedere a siti offensivi, illeciti o osceni.
- Osserviamo le linee guida nelle politiche sull'uso accettabile e sulla sicurezza delle informazioni, incluso il rapporto tempestivo degli incidenti di sicurezza.
DOMANDE E RISPOSTE
Sì. Segnala immediatamente l'incidente al team preposto alla sicurezza delle informazioni di Assurant poiché il laptop e la rete potrebbero essere stati compromessi. Utilizza la funzione di gestione della posta indesiderata in Outlook per informare il team di sicurezza delle informazioni di Assurant.
Salvaguardia delle risorse aziendali
Che si tratti documentazione e informazioni finanziarie, tecnologia o proprietà fisica, le nostre risorse sono un aspetto prezioso per mantenere le promesse fatte ai nostri clienti. Ognuno di noi ha la responsabilità di salvaguardarle da frodi, furti, smarrimenti e usi impropri.
- Documentiamo e riportiamo in modo onesto e accurato le transazioni finanziarie, in conformità con i controlli interni, le leggi, le normative e le prassi contabili vigenti.
- Proteggiamo le risorse di Assurant da frodi, sprechi e usi impropri e segnaliamo immediatamente qualsiasi attività sospetta.
- Proteggiamo le risorse aziendali (ad es., i computer di proprietà di Assurant, la carta di credito aziendale) da uso improprio, perdita, danni, minacce alla sicurezza informatica o furto.
- Ci impegnamo a mantenere registri e conti aziendali accurati. Per ulteriori informazioni, rivedi i criteri di gestione dei registri e delle informazioni.
- Osserviamo la Politica di sensibilizzazione e segnalazione dei dubbi e segnaliamo immediatamente qualsiasi sospetta frode o appropriazione indebita o qualsiasi atto di disonestà da parte di un dipendente, cliente, acquirente e/o altra terza parte.
Intelligenza artificiale
Assurant è impegnata nell'innovazione tecnologica che migliora la vita dei nostri clienti, consumatori, dipendenti e gli stakeholder. Riteniamo che l'uso responsabile ed etico dell'IA possa rivoluzionare favorevolmente il nostro modo di vivere e lavorare, e ci impegniamo a guadagnare e mantenere la fiducia di tutte le parti coinvolte attraverso l'uso e l’impiego di soluzioni etiche in materia di intelligenza artificiale.
- Ci impegniamo per soluzioni di intelligenza artificiale che non perpetuino discriminazioni o pregiudizi e disuguaglianze, e che siano eque per tutti gli individui indipendentemente da razza, sesso, religione, orientamento sessuale, capacità o altre categorie
protette. - Ci impegniamo a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili, gli impegni contrattuali e le politiche aziendali che regolano i diritti di proprietà intellettuale e la raccolta, l'uso e la conservazione di dati personali, riservati e informazioni proprietarie nelle nostre soluzioni IA.
- Ci impegniamo a fornire spiegazioni chiare sul funzionamento dei nostri sistemi di intelligenza artificiale e il modo in cui divulgare il loro utilizzo, come richiesto dalla legge e come altrimenti dovuto, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e dei nostri interessi di proprietà intellettuale e sicurezza dei dati e quelli di terzi. Non tollereremo nessun utilizzo delle tecnologie di intelligenza artificiale per scopi dannosi, disinformazione o propaganda.
- Ci riterremo responsabili delle nostre azioni e decisioni riguardanti il nostro utilizzo delle tecnologie di intelligenza artificiale, compresa la verifica dei risultati laddove necessario e la rettifica di impatti dannosi, indesiderati, o conseguenze appropriate. Prenderemo in considerazione gli approfondimenti del personale interessato, delle discipline tecniche e delle unità aziendali nell'amministrazione di tecnologie IA e nella supervisione delle stesse.
Insider Trading
Siamo consapevoli che, nello svolgere il nostro lavoro, potremmo venire a conoscenza di informazioni privilegiate non di pubblico dominio su Assurant o su un’altra azienda con cui intratteniamo rapporti d'affari. Manteniamo un rapporto di fiducia con i nostri investitori e il pubblico rispettando le norme di Assurant della Politica sull'insider trading e le leggi sui titoli, comprese le leggi sull'insider trading, il che vuol dire che non commerciamo nei titoli di Assurant o di un'altra società se siamo a conoscenza di informazioni materiali non pubbliche di Assurant o veniamo a conoscenza di tali informazioni grazie al nostro impiego presso Assurant.
Proteggiamo questi dati sensibili e non li usiamo per ottenere vantaggi finanziari o di altro tipo, e vietiamo rigorosamente la condivisione di tali informazioni. I dipendenti e gli altri soggetti alla politica sull'insider trading dell'azienda devono fare riferimento alla politica per ulteriori informazioni.
- Ci atteniamo alla nostra Politica sull'insider trading e alle leggi, comprese le procedure di preautorizzazione applicabili e le politiche di blackout laddove applicabili.
- Non acquistiamo o vendiamo azioni sulla base di informazioni privilegiate non di pubblico dominio (informazioni interne) su Assurant o altre aziende nello svolgimento del nostro lavoro in Assurant.
- Proteggiamo la riservatezza delle informazioni riservate di Assurant e le condividiamo con gli altri dipendenti di Assurant solo se necessario.
- Non forniamo a nessuno suggerimenti per acquistare o vendere titoli di alcuna società, qualora disponessimo di informazioni privilegiate non di pubblico dominio.
- Non condividiamo informazioni materiali e non pubbliche al di fuori di Assurant a meno che non ci sia una necessità di farlo e vincoli legali, come un Accordo di riservatezza in essere.
- Prendiamo atto che qualsiasi impiegato, funzionario, direttore o consulente di Assurant che violi le leggi sull'insider trading incorrerà in adeguate azioni disciplinari, che possono culminare nella risoluzione del loro rapporto di lavoro, e potrebbero altresì incorrere in sanzioni penali, civili o di altro tipo.
Prima di intraprendere qualsiasi transazione che possa essere considerata insider trading, ddovresti considerare attentamente il modo in cui le autorità incaricate dell’applicazione della legge e terzi potrebbero valutare la transazione. In caso di domande sulla correttezza di qualsiasi transazione in azioni, obbligazioni o altri titoli dell’azienda o di qualsiasi altra società, consulta il responsabile dei titoli nella politica per l’insider trading dell’azienda o il responsabile dell’ufficio legale prima di eseguire la transazione.
DOMANDE E RISPOSTE
Le informazioni sono privilegiate se sono importanti affinché un investitore prenda una decisione sull'acquisto o la vendita delle azioni di Assurant. Tali informazioni possono includere risultati finanziari, acquisizioni o vendite aziendali, avvicendamenti agli alti livelli, indagini governative, cambiamenti in clienti importanti e lanci di prodotti. Se non hai la certezza che si tratti di nformazioni privilegiate, astieniti dal negoziare titoli e consulta il tuo manager o l'ufficio legale.
Evitare i conflitti di interesse
Ognuno di noi è responsabile di un processo decisionale obiettivo e imparziale nello svolgimento del proprio lavoro per conto di Assurant. Un conflitto di interessi può sorgere quando il nostro interesse personale interferisce, o sembra interferire, con gli interessi di Assurant e può pregiudicare lo svolgimento del nostro lavoro in modo obiettivo e efficace.
- Evitiamo azioni e decisioni che creano, o sembrano creare, un conflitto di interessi con Assurant.
- Non usiamo mai la nostra posizione in Assurant per un guadagno personale improprio.
- Non utilizziamo in modo improprio le risorse o l'influenza di Assurant perché anche la percezione di un conflitto di interessi può avere conseguenze negative.
- Per ulteriori indicazioni, consultiamo la politica sui conflitti di interesse.
- Quando sorgono potenziali conflitti di interesse, li divulghiamo tempestivamente tramite il processo dell'Informativa sul conflitto di interessi.
DOMANDE E RISPOSTE
Prima di iniziare un secondo lavoro, dovresti informare il tuo manager per contribuire a garantire che il lavoro secondario non interferirà con il tuo ruolo o con gli interessi di Assurant. Se decidi di andare avanti con il lavoro secondario, avrai l’obbligo di inviare una comunicazione all'Ufficio per l’etica di Assurant e ottenere l'approvazione prima di procedere. Il secondo lavoro non deve interferire in alcun modo con la tua posizione lavorativa presso Assurant, o riguardare un’azienda concorrente di Assurant (potrebbero applicarsi altre restrizioni). Per ulteriori informazioni e indicazioni, consulta la Politica sui conflitti di interesse o contatta l'Ufficio per l’etica all’indirizzo [email protected].
Prima di accettare di far parte del consiglio di amministrazione di un'azienda (diversa da una azienda di proprietà di Assurant), discutine con il tuo responsabile. Se decidi di procedere e ricoprire la funzione nel consiglio, chiedi l’approvazione da parte dell'Ufficio per l’etica, tramite il processo di divulgazione, per comprendere le aspettative che potrebbero derivare con un impegno in questa veste e per determinare se quel servizio creerà un conflitto di interessi reale o percepito o se interferisce con le tue mansioni lavorative.
Sì. Devi rivelare il tuo rapporto con il candidato al tuo responsabile e tenerti fuori dal processo di assunzione, per garantire equità e neutralità. Per contribuire a preservare e favorire un ambiente di lavoro professionale ed equo, Assurant non consente nell’immediato ai membri della famiglia di essere in una linea di segnalazione con altri dipendenti (o non dipendenti come i lavoratori a contratto), per evitare la comparsa di conflitti, nepotismo o favoritismo.
Situazioni di potenziali conflitti di interessi da divulgare
- Lavorare con un parente in Assurant
- Svolgere un lavoro collegato a un fornitore o cliente di Assurant
- Lavorare con o per un’azienda concorrente di Assurant
- Avviare un'attività in concorrenza con Assurant
- Lavorare o prestare consulenza all’esterno di Assurant
- Avere un interesse finanziario sostanziale presso un fornitore o cliente di Assurant
- Uscire o avere una relazione romantica con un/una supervisore o un/una subordinato/a
- Prestare servizio in un consiglio di amministrazione o in un'associazione di categoria
Per ulteriori informazioni, consulta la Politica sul conflitto di interessi.
Doni o omaggi, intrattenimento e ospitalità
Ci impegniamo ad aggiudicarci gli affari grazie alla qualità dei nostri prodotti e servizi. Omaggi commerciali, che includono qualsiasi cosa di valore, come regali, pasti o forme di intrattenimento, possono rafforzare i rapporti lavorativi con i nostri partner commerciali. Tuttavia, regali, pasti o viaggi stravaganti o privi di trasparenza o di uno scopo legittimo possono essere considerati tangenti o semplicemente inappropriati, erodere la fiducia e danneggiare la nostra attività.
Nota: SSO abilitato. Dopo aver cliccato, inserisci il tuo indirizzo e-mail Assurant e clicca su ACCEDI. Non inserire una password
- Le mance aziendali, che includono qualsiasi corrispettivo di valore, quali regali, pasti o intrattenimento, possono rafforzare i rapporti di lavoro con i nostri partner commerciali.
- Limitiamo la concessione o la ricezione di cortesie aziendali a ciò che è ragionevole e consono in base alle circostanze ed evitare regali frequenti da o verso la stessa persona o azienda.
- Otteniamo l'approvazione e ci atteniamo alla procedura di comunicazione su omaggi o doni, intrattenimento e ospitalità come richiesto.
- Nota: SSO abilitato. Dopo aver cliccato, inserisci il tuo indirizzo e-mail Assurant e clicca su ACCEDI. Non inserire una password.
- Non offriamo, promettiamo, effettuiamo o autorizziamo il dare o ricevere qualcosa di valore a/da un funzionario pubblico (compresi i dipendenti statali di aziende possedute/controllate) che è incoerente con il nostro Codice e la nostra Politica anti-concussione e anti-corruzione e solo dopo aver ricevuto la preventiva autorizzazione scritta della Conformità regionale.
- Se facciamo donazioni di beneficenza per conto di Assurant, lo facciamo in conformità alla politica di Assurant volta a sostenere cause benefiche legittime. Richieste di donazioni da finanziare da parte della Fondazione Assurant devono essere presentate qui.
- Consulta il portale Assurant Cares su Connect per informazioni aggiuntive sul volontariato dei dipendenti, donazioni e regali corrispondenti. La Fondazione Assurant destina le donazioni dei dipendenti agli enti di beneficenza. Fai clic qui per linee guida specifiche.
- Gli omaggi commerciali vietati o indesiderati possono essere donati alla Fondazione Assurant contattando [email protected].
- I regali dati o ricevuti devono essere comunicati e approvati prima di essere offerti o accettati, secondo la Politica su regali, intrattenimento e ospitalità.
- È consentito regalare e ricevere carte regalo aziendali per negozi, ristoranti o attività simili di fiducia (incluse le carte regalo o i buoni regalo elettronici) del valore di 25 USD o meno, per destinatario (nel rispetto delle limitazioni locali). In nessun caso possiamo accettare o offrire regali in contanti o equivalenti in contanti come carte regalo per uso generico (ad es., Visa, Mastercard, American Express) da o a chiunque faccia o cerchi di avere rapporti commerciali con Assurant.
Politica sui regali
Nella tua veste di dipendente, dirigente o amministratore, puoi accettare un regalo non in denaro, compreso un pasto o un intrattenimento, che:
- Abbia un valore ragionevole
- Faccia parte del normale processo aziendale
- Sia lecito
- Venga offerto o accettato di rado
- Non possa essere interpretato come una tangente o una bustarella, o come un tentativo di influenzarti
- Rifletta buon gusto e giudizio
A tale proposito, consulta le politiche Anti-concussione e anti-corruzione e su regali, intrattenimento e ospitalità, per ulteriori informazioni. Contattaci all’indirizzo [email protected] per informazioni su come fare una donazione alla Fondazione Assurant.
Politiche
- Politiche di utilizzo accettabile e sicurezza delle informazioni
- Politica Anticorruzione
- Politiche legali e di compliance
- Politica sul conflitto di interessi
- Politica sull’insider trading
- Politica di segnalazione dei problemi
- Politiche di gestione dei dati e delle informazioni
- Politica sui social media
Risorse
- Guida alla classificazione delle informazioni di Assurant
- Brand Guide
- Conflitto d'interessi - guida per i dipendenti
- Ausilio di lavoro Convercent per i dipendenti
- Sicurezza dei dati - guida per i dipendenti
- Opuscolo del piano di acquisto di azioni per i dipendenti (ESPP)
- Regali, viaggi e intrattenimento
- Sicurezza delle informazioni - guida per i dipendenti
- Sito web sulla sicurezza delle informazioni
- Insider trading - guida per i dipendenti
- Come proteggere i dati mentre si lavora in remoto
- Infografica sui social media
Se hai dubbi, parla
Se hai domande o dubbi, fallo sapere al tuo manager, alla People Organization o all'Ufficio Etica.
Social Media e comunicazione esterna
I social media sono parte integrante della nostra vita e uno strumento prezioso per connettersi con gli altri internamente (Connect, Engage, ecc.) o esternamente (Facebook, X, ecc.) e devono essere utilizzati in conformità alla Politica sui social media e alla Politica sui media e le comunicazioni esterne. Inoltre, le nostre comunicazioni influenzano esternamente il modo in cui Assurant viene percepita nei mercati e nelle regioni in cui operiamo e dai consumatori e dalle comunità che ricevono i nostri servizi. Forniamo informazioni chiare e accurate e prestiamo attenzione a non divulgare informazioni riservate.
DOMANDE E RISPOSTE
Una regola generale da tenere a mente quando si utilizzano i social media è pensare all'impatto delle dichiarazioni che rilasci. Tieni presente che queste trasmissioni sono permanenti e facilmente trasferibili. Pertanto, possono influenzare la reputazione della nostra azienda e le relazioni con i colleghi e i clienti. Quando utilizzi i social media, non rilasciare commenti per conto di Assurant senza un'adeguata autorizzazione. Inoltre, non puoi divulgare informazioni riservate o proprietarie di Assurant sullanostra attività, sui nostri fornitori o sui nostri clienti.
Se hai dubbi su come queste norme possano applicarsi alle attività che svolgi sui social media, contatta il team degli affari societari all’indirizzo: [email protected].
Aderiamo senza compromessi agli standard di integrità, etica, governance, privacy e sicurezza dell’informazione.