Responsabilité d'agir
SELON LES RÈGLES
Notre succès dépend de la qualité des décisions que nous prenons au quotidien. Avant chaque prise de décision en tant qu’employé(e)s, dirigeant(e)s et administrateur(-trice)s d’Assurant, nous devons prendre en compte l’impact de nos actions sur chacun de nous, sur nos clients, sur nos partenaires commerciaux, sur la société en général, ainsi que sur Assurant.
Prendre les bonnes décisions
Toutes les situations que vous rencontrez ne sont pas simples : comment opérer le meilleur choix face à des circonstances difficiles ou peu claires ? Comment gérezvous les dilemmes éthiques ? Bien que le Code ne vous dise pas exactement quoi faire dans chaque situation, il vous sert de guide dans la prise de bonnes décisions et dans la gestion des situations complexes dans lesquelles la réponse peut ne pas toujours être clairee.
Posez-vous les questions suivantes:
• La décision potentielle est-elle conforme aux valeurs d’Assurant et à notre Code ?
• Suis-je en possession de suffisamment d’informations pour prendre une décision ?
• Me sentirais-je à l’aise en expliquant ma décision à ma famille ? Suis-je prêt(e) à en être tenu(e) pour responsable ?
Disposez-vous de suffisamment d'informations pour prendre une décision ?
Posez-vous les questions suivantes, et cliquez sur la carte pour découvrir pourquoi celles-ci sont importantes :
Est-ce conforme à notre Code, à nos politiques et aux exigences juridiques ?
Si oui- c’est parfait ! Passez à la question suivante!
Si la réponse est non - Abstenez-vous !
Est-ce conforme à nos valeurs ?
Si oui - c’est parfait ! Passez à la question suivante !
Si la réponse est non - Abstenez-vous !
Est-ce dans le meilleur intérêt de nos parties prenantes ?
Si oui - c’est parfait ! Passez à la question suivante !
Si la réponse est non - Abstenez-vous !
Serais-je à l’aise si mes actions étaient rendues publiques ?
Si oui - c’est parfait ! Passez à la question suivante !
Si la réponse est non - Abstenez-vous !
Si la réponse à l’une de ces questions est « non » ou vous n’êtes pas sûr(e), demandez conseil avant d’agir.
Exprimez-vous : posez des questions et partagez vos préoccupations
Vous jouissez du pouvoir de faire la différence. Il peut y avoir des moments où vous remarquez quelque chose qui ne correspond pas à notre identité en tant qu’entreprise, à nos valeurs et à l'approche Assurant. Dans ces situations, vous devez vous exprimer. Qu’il s’agisse de poser une question en vue d’obtenir des conseils ou de signaler un problème, sachez que vous disposez de ressources et de personnes pour vous aider dès le début. Nous nous engageons à fournir un processus rapide, fiable et équitable visant à identifier et à traiter de manière appropriée toute mauvaise conduite de la part de nos employé(e)s ou d’autres personnes agissant en notre nom.
Nous avons chacun la responsabilité de nous exprimer si nous remarquons ou avons connaissance d’actions qui pourraient enfreindre notre Code, nos politiques internes ou toute loi ou réglementation. Rien dans le présent Code ne vous empêche de signaler les infractions potentielles à la loi aux responsables gouvernementaux concernés.
OPTIONS DE CONTACT ÉTHIQUE ET CONFORMITÉ
Web: helpline.assurant.com
Visitez la ligne d'assistance en ligne pour voir les options de numéros de téléphone.
Email: [email protected]
Des traducteurs sont mis à votre disposition afin que vous puissiez rédiger vos rapports dans la langue de votre choix. Les préoccupations signalées à la ligne d’assistance sont documentées et transmises au Bureau d’éthique pour examen et enquête, le cas échéant.
Comment s’exprimer
- Votre responsable : Dans de nombreux cas, le meilleur endroit pour commencer c’est auprès de votre responsable, étant donné qu’il est souvent le mieux placé pour comprendre et traiter votre problème.
- Organisation du personnel: cette équipe constitue votre partenaire dans la gestion des préoccupations liées aux RH/au travail.
- Bureau d'éthique: Si vous avez des questions ou des préoccupations, plusieurs options s’offrent à vous pour participer à une conversation confidentielle :
- Contactez votre responsable régional de la conformité.
- Envoyez un e-mail à la boîte aux lettres du Bureau d'éthique à [email protected].
- Posez une question ou signalez un problème via le portail Web en utilisant le portail Web de l’éthique et de la conformité Assurant (peut rester anonyme lorsque la législation le permet): helpline.assurant.com.
- Les numéros de téléphone régionaux de la ligne d’assistance sont disponibles sur le portail Web.
- Envoyez un SMS anonyme à la ligne d'assistance au numéro 786-755-1030 (États-Unis uniquement pour le moment).
Que se passe-t-il lorsque vous soumettez une préoccupation au Bureau d'éthique ?
- Nous écoutons.
- Votre préoccupation est gardée confidentielle dans la mesure du possible, conformément à une enquête approfondie.
- Nous prendrons les mesures appropriées visant à répondre à votre préoccupation, puis nous vous contacterons.
- Certaines préoccupations, telles que les problèmes de processus ou liés aux RH, feront l’objet d’une approche collaborative avec l’organisation du personnel et/ou d’autres partenaires internes, tandis que d’autres préoccupations peuvent donner lieu à une enquête confidentielle menée par le Bureau d’Éthique et conformité.
Quelle que soit la manière dont un signalement est effectué, Assurant interdit les représailles contre toute personne qui, de bonne foi, signale une infraction possible ou qui participe à une enquête, même si des preuves suffisantes ne sont pas fournies pour étayer la préoccupation.
Enquêtes
Nous prenons tous les rapports d’inconduite au sérieux et nous les examinerons rapidement et, le cas échéant, nous mènerons des enquêtes sur toutes les préoccupations. Les enquêtes sont menées avec intégrité, discrétion et impartialité, garantissant l’équité et la confidentialité dans la mesure du possible, conformément à une enquête approfondie. Vous êtes censé(e) coopérer pleinement et sincèrement à toute enquête.
Foire aux questions
Lorsque vous signalez une préoccupation de « bonne foi », cela signifie que vous pensez que les informations que vous signalez sont exactes et véridiques (même si cette conviction s’avère erronée). Faire une allégation que vous savez ou soupçonnez être fausse constitue une infraction à notre Code. Nous protégeons les employé(e) s qui font part de leurs préoccupations en toute honnêteté et ouverture.
Selon le type de question ou de préoccupation dont vous souhaitez faire part, vous pouvez également contacter d’autres personnes. Référez-vous à la politique de signalement des préoccupations pour plus d’informations.
Responsabilités du responsable
En tant que leader, vous avez une responsabilité particulière dans la mise en place de notre culture, de l'approche Assurant, et de l'environnement de travail pour votre équipe. Votre équipe compte sur votre intégrité en tant que dirigeant. Votre mode de prise des décisions et de gestion des préoccupations, des opinions discordantes et même des mauvaises nouvelles jetteront les bases de la confiance avec votre ou vos équipe(s), avec vos clients, et avec vos parties prenantes. Votre réussite et celle de votre équipe sont fonction de la confiance que vous bâtissez ensemble.
- Familiarisez-vous avec le Code.
- Communiquez régulièrement l’importance de l’éthique et de l’intégrité de votre équipe, et expliquez clairement que vous vous attendez à ce que le travail soit effectué de manière éthique.
- Montrez l’exemple en étant le modèle de la prise de décision éthique et en faisant appel à votre bon sens.
- Assurez-vous que votre équipe sait que, pour que les résultats comptent, ils doivent être atteints de la bonne manière : de manière éthique et conformément aux politiques d’Assurant.
- Soyez à l’écoute et aidez les employé(e)s lorsqu’ils/ qu’elles ont des questions ou orientez-les vers quelqu’un qui peut les aider.
- Faites remonter les infractions réelles ou présumées au Code ou à la loi pour examen et/ou pour enquête.
- Assurez-vous que l’employé(e) qui signale reste protégé(e) contre toute forme de représailles.
Si quelqu’un vous approche pour vous faire part d'une préoccupation, vous avez une responsabilité particulière d'écouter et d'agir. Il est essentiel de traiter les problèmes de manière appropriée afin de préserver la confiance et de protéger Assurant.
Foire aux questions
D’emblée, prêchez par l’exemple. Intégrez des discussions sur l’éthique au travail dans les réunions d’équipe. Faites en sorte que les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour poser des questions lorsqu’ils ont des préoccupations. Rappelez aux employé(e) s qu’ils/qu’elles ne feront pas l’objet de représailles pour avoir signalé des informations de bonne foi et conformément au présent Code. Trouvez des ressources utiles pour les responsables sur le site en ligne du Code de déontologie et sur le site des ressources pour les responsables sur Teams.
Oui. En tant que superviseur, vous représentez la ressource de conformité la plus importante dont disposent les membres de votre équipe. Vous représentez à la fois le canal d’information précieuse sur les risques auxquels nous sommes confrontés en tant qu’organisation et un canal que les membres de l'équipe peuvent utiliser pour poser des questions et signaler toute préoccupation. Vous devez non seulement agir de manière éthique, mais également, expliquer à votre équipe le contenu et la raison de votre action.
Quel que soit le mode de signalement, Assurant interdit les représailles à l'encontre de toute personne qui, de bonne foi, signale une violation possible ou qui participe à une enquête, même si aucune preuve suffisante n'est trouvée pour confirmer la plainte.
En cas de doute - Parlez-en
Si vous avez des questions ou des inquiétudes, faites-en part à votre responsable, au service des Ressources Humaines ou au